Îndrumar pentru transcrieri
Acest îndrumar este menit să vă asiste în transcrierea documentelor de arhivă și să clarifice îndoielile legate de stil și formatare. Este o colecție de sugestii și exemple de bună practică ce are ca scop un aspect unitar al bazei de date Genealogica.
Generalități
Limba
Transcrierile și observațiile se fac în limba română, folosind alfabetul latin cu diacritice, indiferent de limba și alfabetul care apar în sursă. Se folosesc majuscule numai pentru inițialele substantivelor proprii.
| ✔ muncitor | ✘ Muncitor | ✘ MUNCITOR | ✘ napszámos | ✘ мунчитор |
| ✔ Maria | ✘ maria | ✘ MARIA | ||
Excepție de la trancrierea în limba română fac numele de persoane care se transcriu în limba în care apar în sursă, dar întotdeauna cu litere latine.
| transcriere: | în sursă: | |
| ✔ Zsófia | ✘ Sofia | Zsófia |
| ✔ Klaus | ✘ Claudiu | Klaus |
| ✔ Gheorghie | ✘ Георгие | Георгие |
| ✔ Raisa | ✘ רייזאַ | רייזאַ |
De notat este transcrierea literelor Șș și Țț, care sunt transcrise ca Ss cu virgulă și Tt cu virgulă. Acestea pot fi cu ușurință confundate cu Şş și Ţţ – Ss și Tt cu sedilă.
Rigurozitatea transcrierilor
Conținutul este mai important decât forma – o transcriere riguroasă și unitară, însă formatată altfel decât se recomandă în acest îndrumar este considerabil mai valoroasă decât o transcriere imprecisă, dar respectând riguros sugestiile prezentate aici. Cu toate acestea, este încurajată respectarea acestor îndrumări, pentru a obține un aspect unitar al întregii baze de date, fără ambiguități, ușor de înțeles și parcurs.
Integritatea
Este recomandabil ca registrele să fie transcrise integral. Registrele voluminoase, care necesită un efort semnificativ, se pot transcrie parțial, dar se recomandă ca părțile transcrise să fie ușor de identficat, iar actele să fie transcrise consecutiv (să nu se sară pagini sau rânduri din tabele). Transcrierea pe sărite face dificilă completarea transcrierii registrului de către alți colaboratori.
| Condică de botezuuri, 1831–1850 | ✔ Se transcriu integral anii 1831–1835 |
| Condică de cununii, 1831–1850 pentru trei localități | ✔ Se transcriu integral actele pentru una dintre localități |
| Condică de botezuri, cununii și decese, 1831–1850 | ✔ Se transcriu integral actele de cununie |
Unitatea
Se respectă un stil unitar și se transcriu aceleași informații pentru întregul registru, în măsura în care sunt disponibile.
| Registrele de cununii consemnează în general numele mirelui, miresei, părinților mirilor, nașilor, și martorilor | ✔ Se transcriu numai numele mirilor pentru toate actele |
| ✔ Se transcriu numai numele mirilor și ale părinților pentru toate actele | |
| ✔ Se transcriu numele tuturor participanților pentru toate actele | |
| Registrele de stare civilă menționează de regulă numele, vârsta, ocupația, și alte informații. | ✔ Se transcriu numai numele pentru toate actele |
| ✔ Se transcriu numai numele și vârstele pentru toate actele | |
| ✔ Se transcriu toate informațiile pentru toate actele |
Lipsa informațiilor
Informațiile substituite în acte de adverbe, pronume sau simboluri pentru evitarea repetiției, se transcriu explicit, folosind informația menționată de regulă anterior în același act.
| locul: | ✔ Popești | ✘ ot tam |
| ocupația: | ✔ muncitor | ✘ aceeași |
| preotul: | ✔ Parocul Ioan | ✘ ditto |
| data botezului: | ✔ 24 11 1890 | ✘ '' |
| cauza decesului: | ✔ de boală | ✘ idem |
| numele mamei: | ✔ Stana soția lui Gheorghe Surdu | ✘ Stana soția sa |
| religia: | ✔ greco-catolică | ✘ ugyanígy |
Se transcriu numai informațiile prezente în actul transcris. Nu se adaugă informații provenite din alte surse sau deduse, indiferent de gradul de certitudine.
Când informația lipsește, este ștearsă sau nu poate fi interpretată, se lasă câmpul liber și se completează o mențiune în rubrica observații în sursă. Când informația lipsește parțial, lipsa poate fi substituită de un semn de întrebare între paranteze.
| ✔ Gheorghița (?) Surdu | ✘ Gheorghița ? Surdu | ✘ Gheorghița ... Surdu |
Pentru informațiile ce nu pot fi transcrise cu certitudine, se completează în rubrica aferentă cea mai probabilă variantă și se adaugă un comentariu explicativ în rubrica observații de editare.
| observații: | ||
|---|---|---|
| ✔ Zoița | ✘ Zoița / Joița | ✔ nume incert, posibil Zoița sau Joița |
| ✔ 1830 | ✘ probabil 1830 | ✔ anul nașterii incert, posibil 1830, 1836 sau 1839 |
| ✔ Posești | ✘ Posești sau Podești | ✔ domiciliul tatălui incert, posibil Posești sau Podești |
Transcrierea în tabelul model
Această secțiune acoperă recomandări de completare a datelor în tabelul cu modelul de transcriere Genealogica. Pentru folosirea modelului, este necesar un cont Google.
Se recomandă crearea unei copii a acestui tabel din meniul File >> ⎘ Make a Copy.
Pentru facilitarea transcrierilor, se poate folosi configuratorul accesibil din meniu, sub titlul ⚙ Genealogica, la Tipare predefinite de populare, alegând opțiunile potrivite din listele predefinite.
La prima accesare, configuratorul vă va cere să autorizați rularea aplicației.
În fereastra de verificare, alegeți opțiunea Avansat, iar apoi Accesează Genealogica index (nesigur).
Completarea informațiilor în tabelul model
Jud.
Pentru Moldova și Țara Românească se completează numele județului, iar pentru Transilvania înainte de 1918, numele comitatului în care este înregistrat actul, respectând:
- denumirea istorică din sursă
- grafia contemporană
- explicitarea abrevierilor
- folosirea limbii române
| ✔ Județul Tecuci | ✘ Jud. Tecuciu | |
| ✔ Județul Romanați | ✘ Giudetulǔ Romanatiǐ | |
| ✔ Ținutul Neamț | ✘ NT | ✘ Neamțu |
| ✔ Comitatul Sătmar | ✘ Szatmár vármegye | |
| ✔ Comitatul Târnava-Mare | ✘ Komitat Groß-Kokelburg | |
Localitatea
Numele localității în care este înregistrat actul. Dacă evenimentul a avut loc în altă localitate, aceasta poate fi menționată la observații. Se respectă:
- denumirea istorică din sursă
- grafia contemporană
- folosirea limbii române
- explicitarea abrevierilor
- cazul nominativ
| transcriere: | în sursă: | |
| ✔ Mihaifalău[† 1] | ✘ Valea lui Mihai | Mihaifalău |
| ✔ Găești | ✘ Găesciǐ | Găesciǐ |
| ✔ Breaza | ✘ Bréd̦a | Bréd̦a |
| ✔ Sibiu | ✘ Hermannstadt | Hermannstadt |
| ✔ Constanța | ✘ C-tanța | C-tanța |
| ✔ Liliești | ✘ Lilieștilor | satul Lilieștilor |
Registrul
Numele registrului în care este înregistrat actul, cuprinzând următoarele informații:
- Cota de arhivă (numărul dosarului / anul sau anii)
- Localitatea sau localitățile la care se referă dosarul
- Conținutul unității arhivistice
- Fondul de arhivă
- Serviciul județean al arhivelor în custodia căruia se află registrul, chiar dacă actele se referă la o localitalte din alt județ
| ✔ 2/1873-1897 - Matricola parohială pentru confesiunea greco-catolică, botezați, Adalin - Registre parohiale - SJAN Sălaj |
| ✔ 66/1865-1866 - Registru pentru nașteri, căsătorii și morți, Breaza de Sus și Capul Câmpului - Stare Civilă - SJAN Prahova |
Evenimentul
Se alege tipul evenimentului din lista predefinită:
- naștere
- căsătorie
- deces
- recenzare
- împroprietărire
Se alocă fiecărei persoane care ia parte la eveniment.
ID
Se alocă numere unice, consecutive, câte unul pentru fiecare act respectând următoarele reguli:
- Toate persoanele menționate într-un act primesc același număr.
- Fiecare persoană menționată în act se trece pe un rând separat. De exemplu, pentru fiecare act de naștere se alocă același număr pentru născut(ți), părinți, moașă și martori.
Acest sistem de numerotare este diferit de numerotația din registre.
№
Numărul actului, numai dacă acesta apare menționat în sursă. Se transcriu ca atare numerele care se repetă în sursă din eroare. Atunci când în sursă actele nu sunt numerotate, nu se alocă numere noi, ci rubrica se lasă liberă.
Data actului
Data la care a fost întocmit actul. Data trebuie completată numai pentru prima persoană (primul rând) dintr-un act. Următoarele se vor completa automat.
Anul actului trebuie completat obligatoriu.
În cazul actelor care includ data evenimentului și data întocmirii actului, aici se completează data întocmirii actului
| pentru actele de naștere: | |
|---|---|
| ✔ data declarării nașterii | ✘ data nașterii |
| pentru actele de botez: | |
| ✔ data botezului | ✘ data nașterii |
| pentru actele de deces: | |
| ✔ data declarării | ✘ data decesului |
| pentru actele parohiale de deces: | |
| ✔ data înmormântării | ✘ data decesului |
Rolul
Se alocă un rol pentru fiecare persoană, selectându-l din lista predefinită. Pot exista mai multe persoane cu același rol alocate unui sngur eveniment, de exemplu, mai mulți martori la o cununie. Pot fi menționați mai mulți născuți în cazul gemenilor care apar pe același act. Dacă gemenii apar în acte diferite, aceștia se transcriu la ID-uri separate.
Numele
Numele persoanelor care apar în acte.
În cazul actelor de naștere, numele tatălui se alipește numelui de botez dat pruncului. Atunci când tatăl lipsește, ca în cazul copiilor naturali, se alipește numele mamei.
| transcriere: | în sursă: |
| ✔ Gheorghe Dumitru Surdu | ✘ Gheorghe, fiu al Dlui Dumitru Surdu |
| ✔ Gheorghe Maria Văduva | ✘ Gheorghe, fiul Mariei Văduva din tată necunoscut |
Numele se transcriu în forma:
| ✔ Nume de botez | Numele tatălui | Numele bunicului | Numele de familie |
Această ordine se respectă chiar dacă în sursă numele este formatat diferit. Uneori numele compuse apar de asemenea inversate în surse, ceea ce trebuie evitat în transcrieri:
| transcriere: | în sursă: |
| ✔ Gheorghe Dumitru Surdu | ✘ Surdu Dumitru Gheorghe |
| ✔ Voica Bou-Negru | ✘ Negru-Bou Voica |
Numele se transcriu în cazul nominativ, chiar dacă ele apar în alt caz în sursă:
| transcriere: | în sursă: | |
| ✔ Dobra Surdu | ✘ Dobrii Surdu | fiica Dobrii Surdu |
| ✔ Dumitrescu | ✘ Dumitrescului | fiica Dumitrescului |
| ✔ Dumitreasca | ✘ Dumitreascăi | fiul Dumitreascăi |
| ✔ Matei al Dobrei | ✘ Mateiului al Dobrei | casa Mateiului al Dobrei |
| ✔ Dobra Florichi | ✘ Dobri Florichi | soțul Dobri Florichi |
Se transcriu inițialele, poreclele, supranumele și particulele:
| ✔ Gheorghe Dumitru N. Surdu |
| ✔ Gheorghe sin Dumitru Surdu |
| ✔ Gheorghe lui Dumitru Surdu |
| ✔ Gheorghe l. Dumitru Surdu |
| ✔ Gheorghe ot Surdești |
| ✔ Gheorghe zis și Surdulea |
| ✔ Gheorghe zăt lui Surdǔ |
Abrevierile nu se înlocuiesc în general cu numele întregi. Abreverile transcrise ca atare sunt urmate de semnul punct ("."). Abrevierile se transcriu folosind cratima pentru a înlocui literele suprimate. Numai în cazurile în care abrevierile corespund neîndoielnic unui nume precis, atunci literele absente se completează între paranteze.
| transcriere: | în sursă: | observații: | ||
| ✔ N. | ✘ Nicolae | ✘ N | N | N poate fi prescurtarea de la Nicolae, Niță etc. |
| ✔ Gg. | ✘ Gg | ✘ Gheorghe | Gg | Gg poate fi prescurtarea de la diverse forme ale numelui Gheorghe, cum ar fi Ghiorghie, Ghiorghe etc. |
| ✔ D-tru. | ✘ Dtru | ✘ Dtru | Dtru | Dtru poate fi prescurtarea de la diverse forme ale numelui Dumitru, cum ar fi Dimitru |
| ✔ Toad(e)r | ✘ Toader | ✘ Toadr | Toadr | Toadr este cu certitudine o prescurtare de la Toader |
Variațiile fonetice și consoanele duble se transcriu așa cum apar în sursă:
| ✔ Gheorghie | ✔ Ghiorghie | ✔ Georgie |
| ✔ Popescu | ✔ Poppescu | ✔ Popesco |
Numele se transcriu în limba în care apar în act:
| ✔ Gheorghe | ✔ György | ✔ Georg |
Când acelși nume apare în sursă cu grafii diferite, se pot include toate variantele separate de "/"
| ✔ Popescu / Poppescu | ✘ Popescu sau Poppescu |
Numele trunchiate parțial de deteriorări ale actelor dar care pot fi deduse cu certitudine din restul actului, se pot completa între paranteze. De exemplu:
| ✔ Aciobă(niței) | ✘ Aciobă |
| ✔ Ior(dăche)scu | ✘ Iordăchescu |
| ✔ (Vi)zirénu | ✘ (?)zirénu |
Caracterele ieșite din uz se transcriu în grafia contemporană. Caracterele străine se transcriu așa cum apar în sursă:
| transcrierea caracterelor ieșite din uz: | în sursă: | ||
| ✔ Mateiu | ✘ Mateiǔ | ✘ Matei | Mateiǔ |
| ✔ Andrei | ✘ Andreǐ | ✘ Andre | Andreǐ |
| ✔ Ioana | ✘ Ióna | ✘ Iona | Ióna |
| ✔ Ungureanu | ✘ Ungurénu | ✘ Ungurenu | Ungurénu |
| ✔ Lazăr | ✘ Lad̦ăr | ✘ Ladăr | Lad̦ăr |
| ✔ Păsărilă | ✘ Păsĕrilă | ✘ Păserilă | Păsĕrilă |
| ✔ Fântânaru | ✘ Fôntânaru | ✘ Fontânaru | Fôntânaru |
| ✔ Potârniche | ✘ Potûrniche | ✘ Poturniche | Potûrniche |
| ✔ Frânghie | ✘ Frênghie | ✘ Frenghie | Frênghie |
| ✔ Hauser | ✘ Hauſer | ✘ Haufer | Hauſer |
| transcrierea caracterelor străine: | |||
| ✔ Jörg Strauß | ✘ Joerg Strauss | ✘ Jorg Straus | Jörg Strauß |
| ✔ Pintyőke Balázs | ✘ Pintyoke Balazs | Pintyőke Balázs | |
Caracterele â și î se transcriu așa cum apar în sursă, chiar dacă nu respectă normele vremii sau normele curente:
| transcriere: | în sursă: | |
| ✔ Frîncu | ✘ Frâncu | Frîncu |
Nu se adaugă diacritice dacă acestea lipsesc din sursă:
| transcriere: | în sursă: | |
| ✔ Francu | ✘ Frâncu | Francu |
Data nașterii
Se completează data nașterii numai dacă apare în documentul sursă. Se folosesc coloanele aferente pentru:
- ziuă: un număr de la 1 la 31
- lună: un număr de la 1 la 12
- an: un număr de la 1700 la 2023
Atunci când nu se pot transcrie toate cifrele unui număr, câmpul se lasă liber și se adaugă o observație.
Data nașterii poate apărea fie explicit, fie raportată la data întocmirii actului. De exemplu, pentru un act întocmit la 10 decembrie 1880:
| transcriere: | în sursă: | ||
| ✔ 10 | 12 | 1880 | az'dimineață |
| ✔ 9 | 12 | 1880 | ieri |
| ✔ 8 | 12 | 1880 | alaltăeri |
| ✔ 7 | 12 | 1880 | acum treǐ zile |
| ✔ 6 | 12 | 1880 | d̦iua de șése luna curentă |
| ✔ 5 | 11 | 1880 | la cinci 9vrie corent |
Sexul
Se alege sexul persoanei dacă acesta apare menționat în act sau dacă poate fi dedus cu certitudine. Pentru rolurile inechivoce (mire, mamă etc), sexul se completează automat.
Vârsta
Se completează vârsta în numere întregi:
| ani | luni | săpt. | zile | în sursă: |
| 1 | 4 | 1 an și 4 luni | ||
| 2 | 2 | două luni și jumătate |
Ocupația
Se completează profesia sau ocupația, respectând:
- denumirea istorică din sursă
- grafia contemporană
- explicitarea abrevierilor
- folosirea limbii române și a alfabetului latin
| transcriere: | în sursă: | |
| ✔ faur | ✘ fierar | faur |
| ✔ covaci | ✘ covaciǔ | covaciǔ |
| ✔ lucrător de pământ | ✘ l. p. | l. p. |
| ✔ vătaf | ✘ vtf | vtf |
| ✔ spătar | ✘ spat | spat |
| ✔ aurar | ✘ Goldschmied | Goldschmied |
Nu se completează ocupațiile care apar în unele acte de botez pentru pruncii nou-născuți.
Religia
Se alege religia din lista predefinită, cu denumirea istorică din sursă, dar cu grafia actuală (pravoslavnică, drept-credincioasă, ortodoxă, răsăriteană). Dacă religia nu este explicit menționată, aceasta nu se deduce. În acest caz, rubrica se lasă necompletată.
Statutul
Se înregistrează clasificarea persoanei prezentă în sursă. Aceasta poate fi de diverse tipuri:
- statutul social: mazil, boier de neam etc.
- categoria fiscală: birnic sau scutit
- starea religioasă: împărtășit, neîmpărtășit, poporan, cei duhovnicești, obraz bisericesc etc.
- starea socio-economică: fruntaș, mijlocaș, codaș etc.
Se completează respectând:
- denumirea istorică din sursă
- grafia contemporană
- explicitarea abrevierilor
- folosirea limbii române și a alfabetului latin
| transcriere: | în sursă: | |
| ✔ mazil | ✘ mazâlǔ | mazâlǔ |
| ✔ duhovnic | ✘ duhov | duhov |
| ✔ holtei | ✘ hol. | hol |
№ casă
Se completează numărul casei dacă este menționat explicit în sursă. Nu se deduce din cercetările personale. Rubrica se referă la numărul casei unde are domiciliul o persoană, și nu la locul evenimentului, cum ar fi primăria unde are loc o căsătorie. Pentru actele de naștere, nu se completează numărul casei pentru prunc.
| ✔ 33b | ✘ nr. 33b |
Domiciliul
Se completează adresa de domiciliu a persoanei doar dacă apare explicit în sursă. Se recomandă următorul format:
| strada | localitatea | unitatea sau unitățile teritoriale |
Localitatea și unitățile administrativ-teritoriale sunt necesare numai dacă sunt diferite de cele ale registrului. De exemplu, pentru un act din Ploiești:
| № casă | Domiciliul | în sursă: |
| ✔ 35 | ✔ șos. Bonaparte | în Ploeșcǐi, Șoséoa Bonaparte № 35 |
| ✔ 143 | ✔ sat Strejnic, com. Târgșoru Vechi | la casa cu numărul 143 din cătunu Strejnicǔ, comuna Targșoru V. Plasa Ploești |
| ✔ 9 | ✔ bd. Nicolae Filipescu, Filipeștii de Târg, plasa Filipești | Bul. N. Filipescu № 9 din Filipeșcǐi de Târgǔ, Plasa Filipeșcǐi, Jud. PH. |
| ✔ 12b | ✔ Văleni, plaiul Teleajănului, jud. Săcuieni | la numărul 12b în Văleni |
Pentru actele de naștere, nu se completează domiciliul pentru prunc.
Se recomandă următoarele abrevieri:
| str. | strada |
| bd. | bulevardul |
| șos. | șoseaua |
| com. | comuna |
| jud. | județul |
Data decesului
Se completează data decesului numai dacă apare menționată fie în textul original din sursă, fie într-o mențiune efectuată ulterior. Se respectă aceleași îndrumări recomandate pentru data nașterii.
Cauza decesului
Se completează cauza decesului respectând:
- denumirea istorică din sursă
- grafia contemporană
- explicitarea abrevierilor
- folosirea limbii române și a alfabetului latin
| transcriere: | în sursă: | ||
| ✔ boală | ✘ de boală | ✘ de bólă | de bólă |
| ✔ lingoare[† 2] | ✘ de lingoare | ✘ febră tifoidă | lingóre |
Părinți
• Se completează doar pentru persoanele care nu sunt protagoniștii evenimentului. Părinții protagonistului se înregistrează ca persoane separate.
De exemplu:
• în cazul unui act de naștere, mama nou născutului este înregistrată în felul următor : ”Maria Ciobanu născută Dumitru Creangă”; Într-un astfel de caz, secțiunea părinți din rândul asociat mamei se completează ”Dumitru Creangă”, nefiind necesară înscrierea tatălui mamei pe un rând separat.
Starea civilă
Se alege starea civilă din lista predefinită, numai atunci când este menționată explicit în sursă, sau când este evidentă din textul sursei. De exemplu:
- când nașii apar menționați ca "Ion Sava cu Maria soția sa", se poate deduce că erau căsătoriți
- nașterile legitime indică faptul că părnții erau căsătoriți
- nașterile ilegitime nu exclud însă posibilitatea ca mama să fi fost căsătorită
Observații în sursă
Se transcriu mențiuni care apar consemnate explicit în sursă. De exemplu:
- mențiunea fraților sau surorilor gemene
- adopția
- divorțul
- schimbarea numelui
- lipsa de legitimitate a copilului și mențiuni ulterioare referitoare la recunoașterea copilului
- căsătoriile anterioare sau ulterioare
- calitatea martorilor (vecin, bunic, stăpân etc.)
- locul nașterii (sala de facere a spitalului, casa bunicului etc.)
- locul decesului (pe front, în râul Argeș, la spital etc.)
Observații de editare
Se consemnează mențiuni ce pot fi deduse din sursă sau mențiunile editorului legate de transcriere. De exemplu:
- observații privitoare la starea documentului (pagini deteriorate, incomplete)
- calitatea transcrierii (transcrieri incerte)
Contributorul
Numele persoanei care a transcris actul, așa cum dorește să fie creditat.
Erori
Această coloană nu trebuie completată. Aici se afișează automat anumite avertismente, în cazul în care există posibile conflicte:
- când apar posibil prea mulți sau prea puțini protagoniști asociați cu un act cu un anumit ID
- când ID-urile nu sunt consecutive