Îndrumar pentru transcrieri

Acest îndrumar este menit să vă asiste în transcrierea documentelor de arhivă și să clarifice îndoielile legate de stil și formatare. Este o colecție de sugestii și exemple de bună practică ce are ca scop un aspect unitar al bazei de date Genealogica.

Rigurozitatea transcrierilor

Conținutul este mai important decât forma – o transcriere riguroasă și unitară, însă formatată altfel decât se recomandă în acest îndrumar este considerabil mai valoroasă decât o transcriere imprecisă, dar respectând riguros sugestiile prezentate aici. Cu toate acestea, este încurajată respectarea acestor îndrumări, pentru a obține un aspect unitar al întregii baze de date, fără ambiguități, ușor de înțeles și parcurs.

Integritatea

Este recomandabil ca registrele să fie transcrise integral. Registrele voluminoase, care necesită un efort semnificativ, se pot transcrie parțial, dar se recomandă ca părțile transcrise să fie ușor de identficat, iar actele să fie transcrise consecutiv (să nu se sară pagini sau rânduri din tabele). Transcrierea pe sărite face dificilă completarea transcrierii registrului de către alți colaboratori.

Condică de botezuuri, 1831–1850	✔ Se transcriu integral anii 1831–1835
Condică de cununii, 1831–1850 pentru trei localități	✔ Se transcriu integral actele pentru una dintre localități
Condică de botezuri, cununii și decese, 1831–1850	✔ Se transcriu integral actele de cununie

Unitatea

Se respectă un stil unitar și se transcriu aceleași informații pentru întregul registru, în măsura în care sunt disponibile.

Registrele de cununii consemnează în general numele mirelui, miresei, părinților mirilor, nașilor, și martorilor	✔ Se transcriu numai numele mirilor pentru toate actele
	✔ Se transcriu numai numele mirilor și ale părinților pentru toate actele
	✔ Se transcriu numele tuturor participanților pentru toate actele
Registrele de stare civilă menționează de regulă numele, vârsta, ocupația, și alte informații.	✔ Se transcriu numai numele pentru toate actele
	✔ Se transcriu numai numele și vârstele pentru toate actele
	✔ Se transcriu toate informațiile pentru toate actele

Generalități

Limba

Transcrierile și observațiile se fac în limba română, folosind alfabetul latin cu diacritice, indiferent de limba și alfabetul care apar în sursă. Se folosesc majuscule numai pentru inițialele substantivelor proprii.

✔ muncitor	✘ Muncitor	✘ MUNCITOR	✘ napszámos	✘ мунчитор
✔ Maria	✘ maria	✘ MARIA

Excepție de la trancrierea în limba română fac numele de locuri și persoane care se transcriu în limba în care apar în sursă, dar întotdeauna cu litere latine.

transcriere (persoane):		în sursă:
✔ Zsófia	✘ Sofia	Zsófia
✔ Klaus	✘ Claudiu	Klaus
✔ Gheorghie	✘ Георгие	Георгие
✔ Raisa	✘ רייזאַ	רייזאַ
transcriere (locuri):		în sursă:
✔ Gyulafehérvár	✘ Alba Iulia	Gyulafehérvár
✔ Hermannstadt	✘ Sibiu	Hermannstadt
✔ Dâmbul Ungureni	✘ Дьмбул Унгурени	Дьмбул Унгурени

De notat este transcrierea literelor Șș și Țț, care sunt transcrise ca Ss cu virgulă dedesubt și Tt cu virgulă. Acestea pot fi cu ușurință confundate cu Şş și Ţţ – Ss și Tt cu sedilă.

Lipsa informațiilor

Folosirea latinescului "ditto" pe coloana din mijloc pentru evitarea repetării numelui preotului în fiecare rând

Se transcriu numai informațiile prezente în actul transcris. Nu se adaugă informații provenite sau deduse din alte surse.

Informațiile substituite în acte de adverbe, pronume sau simboluri pentru evitarea repetiției, se transcriu explicit, folosind informația menționată de regulă anterior în același act.

locul:	✔ Popești	✘ ot tam
ocupația:	✔ muncitor	✘ aceeași
preotul:	✔ Parocul Ioan	✘ ditto
data botezului:	✔ 24 11 1890	✘ ''
cauza decesului:	✔ de boală	✘ idem
numele mamei:	✔ Stana soția lui Gheorghe Surdu	✘ Stana soția sa
religia:	✔ greco-catolică	✘ ugyanígy

Pentru transcrierile la care există dubii, se completează în rubrica aferentă cea mai probabilă variantă și se adaugă un comentariu explicativ în rubrica observații de editare.

		observații:
✔ Zoița	✘ Zoița / Joița	✔ nume incert, posibil Zoița sau Joița
✔ 1830	✘ probabil 1830	✔ anul nașterii incert, posibil 1830, 1836 sau 1839
✔ Posești	✘ Posești sau Podești	✔ domiciliul tatălui incert, posibil Posești sau Podești

Numele trunchiate parțial de deteriorări ale actelor dar care pot fi deduse cu certitudine din restul actului, se pot completa între paranteze. De exemplu:

✔ Aciobă(niței)	✘ Aciobă
✔ Ior(dăche)scu	✘ Iordăchescu
✔ (Vi)zireanu	✘ (?)zirénu

Când informația lipsește, este ștearsă sau nu poate fi interpretată, se lasă câmpul liber și se completează o mențiune în rubrica observații în sursă. Când informația lipsește parțial, lipsa poate fi substituită de un semn de întrebare între paranteze.

✔ Gheorghița (?) Surdu

✘ Gheorghița ? Surdu

✘ Gheorghița ... Surdu

Declinarea substantivelor

Substantivele se transcriu în cazul nominativ, chiar dacă ele apar în alt caz în sursă:

transcriere (persoane):		în sursă:
✔ Dobra Surdu	✘ Dobrii Surdu	fiica Dobrii Surdu
✔ Matei al Dobrei	✘ Mateiului al Dobrei	soția Mateiului al Dobrei
✔ Dobra Florichi	✘ Dobri Florichi	soțul Dobri Florichi
transcriere (locuri):		în sursă:
✔ Liliești	✘ Lilieștilor	satul Lilieștilor
✔ Buzău	✘ județul Buzăului	județul Buzăului

Transcrierea numelor de persoane

Numele de persoane se transcriu respectând forma istorică din sursă, cu editări minime, numai acolo unde nu există dubii.

Limba

Numele se transcriu în limba în care apar în act:

✔ Gheorghe

✔ György

✔ Georg

Compunerea numelor

Numele se transcriu în forma:

✔ Nume de botez | Numele tatălui | Numele bunicului | Numele de familie

Numele mamei subtituie uneori numele tatălui atunci când tatăl este necunoscut. De asemenea, numele bunicii poate substitui numele bunicului.

Această ordine se respectă chiar dacă în sursă numele este formatat diferit. Uneori numele compuse apar de asemenea inversate în surse, ceea ce trebuie evitat în transcrieri:

transcriere:	în sursă:
✔ Gheorghe Dumitru Surdu	✘ Surdu Dumitru Gheorghe
✔ Voica Bou-Negru	✘ Negru-Bou Voica

Numele tatălui se alipește numelui de botez dat pruncului. Atunci când tatăl lipsește, ca în cazul copiilor naturali, se alipește numele mamei.

transcriere:	în sursă:
✔ Gheorghe Dumitru Surdu	✘ Gheorghe, fiu al Dlui Dumitru Surdu
✔ Gheorghe Maria Văduva	✘ Gheorghe, fiul Mariei Văduva din tată necunoscut

Atunci când apare numai numele de botez al unei persoane, dar este menționată explicit o rudă (soț, frate, ginere etc.), se transcrie și numele întreg al rudei și relația de rudenie. Nu se deduc relațiile atunci când acestea nu sunt menționate explicit.

transcriere:		în sursă:
✔ Dobra soția lui Gheorghe Dumitru Surdu	✘ Dobra	Gheorghe Dumitru Surdu cu soția sa Dobra	relația cu soțul este menționată explicit
✔ Dobra	✘ Dobra soția lui Gheorghe Surdu	fiul lui Gheorghe Surdu și al Dobrei	relația soț-soție nu este menționată explicit
✔ Mateiu nepotul lui Gheorghe Surdu	✘ Mateiu	Gheorghe Surdu și Mateiu vnuc lui

Se transcriu inițialele, poreclele, supranumele și particulele:

✔ Gheorghe Dumitru N. Surdu

✔ Gheorghe sin Dumitru Surdu

✔ Gheorghe lui Dumitru Surdu

✔ Gheorghe l. Dumitru Surdu

✔ Gheorghe ot Surdești

✔ Gheorghe zis și Surdulea

✔ Gheorghe zăt lui Surdǔ

Abrevierile numelor

Abrevierile nu se înlocuiesc în general cu numele întregi. Abreverile transcrise ca atare sunt urmate de semnul punct ("."). Abrevierile se transcriu folosind cratima pentru a înlocui literele suprimate. Numai în cazurile în care abrevierile corespund neîndoielnic unui nume precis, atunci literele absente se completează între paranteze.

transcriere:			în sursă:	observații:
✔ N.	✘ Nicolae	✘ N	N	N poate fi prescurtarea de la Nicolae, Niță etc.
✔ Gg.	✘ Gg	✘ Gheorghe	Gg	Gg poate fi prescurtarea de la diverse forme ale numelui Gheorghe, cum ar fi Ghiorghie, Ghiorghe etc.
✔ D-tru.	✘ Dtru	✘ Dtru	Dtru	Dtru poate fi prescurtarea de la diverse forme ale numelui Dumitru, cum ar fi Dimitru
✔ Toad(e)r	✘ Toader	✘ Toadr	Toadr	Toadr este cu certitudine o prescurtare de la Toader

Variațiile fonetice

Variațiile fonetice și consoanele duble se transcriu așa cum apar în sursă:

✔ Gheorghie	✔ Ghiorghie	✔ Georgie
✔ Popescu	✔ Poppescu	✔ Popesco

Când acelși nume apare în sursă cu grafii diferite, se pot include toate variantele separate de "/"

✔ Popescu / Poppescu

✘ Popescu sau Poppescu

Diacriticele și caracterele arhaice și străine

Caracterele ieșite din uz se transcriu în grafia contemporană. Caracterele străine se transcriu așa cum apar în sursă:

transcrierea caracterelor ieșite din uz:			în sursă:
✔ Mateiu	✘ Mateiǔ	✘ Matei	Mateiǔ
✔ Andrei	✘ Andreǐ	✘ Andre	Andreǐ
✔ Ioana	✘ Ióna	✘ Iona	Ióna
✔ Ungureanu	✘ Ungurénu	✘ Ungurenu	Ungurénu
✔ Lazăr	✘ Lad̦ăr	✘ Ladăr	Lad̦ăr
✔ Păsărilă	✘ Păsĕrilă	✘ Păserilă	Păsĕrilă
✔ Fântânaru	✘ Fôntânaru	✘ Fontânaru	Fôntânaru
✔ Potârniche	✘ Potûrniche	✘ Poturniche	Potûrniche
✔ Frânghie	✘ Frênghie	✘ Frenghie	Frênghie
✔ Hauser	✘ Hauſer	✘ Haufer	Hauſer
transcrierea caracterelor străine:
✔ Jörg Strauß	✘ Joerg Strauss	✘ Jorg Straus	Jörg Strauß
✔ Pintyőke Balázs		✘ Pintyoke Balazs	Pintyőke Balázs
✔ Erzsébet	✘ Erzsebet	✘ Erzsébet	Erzsébet
✔ Zsófia	✘ Zsofia	✘ Zsoafia	Zsófia

Caracterele â și î se transcriu așa cum apar în sursă, chiar dacă nu respectă normele vremii sau normele curente:

transcriere:		în sursă:
✔ Frîncu	✘ Frâncu	Frîncu

Nu se adaugă diacritice dacă acestea lipsesc din sursă:

transcriere:		în sursă:
✔ Francu	✘ Frâncu	Francu

Transcrierea numelor de locuri

Numele locurilor, cătunelor, satelor, comunelor, orașelor și ale unităților administrative se transcriu respectând forma istorică din sursă, cu editări minime, numai acolo unde nu există dubii.

Limba

Numele se transcriu în limba în care apar în act:

✔ Sibiu

✔ Hermannstadt

✔ Nagyszeben

Denumirile arhaice și străine

Se respectă denumirea istorică și grafia din sursă:

transcriere:		în sursă:
✔ Mihaifalău	✘ Valea lui Mihai	Mihaifalău
✔ Găescii	✘ Găești	Găescii
✔ Sibiu	✘ Hermannstadt	Hermannstadt

Abrevierile locurilor

Abrevierile se pot înlocui în general cu numele întreg, dar numai atunci când nu există echivoc. În cazul în care numele întreg nu poate fi identificat cu precizie, abreverile se transcriu ca atare urmate de semnul punct ("."). Abrevierile se transcriu folosind cratima pentru a înlocui literele suprimate.

transcriere:		în sursă:	observații:
✔ Constanța	✘ C-tanța	C-tanța	C-tanța este fără dubiu abrevierea de la Constanța.
✔ M. Bârgăului	✘ Mijlocenii Bârgăului	M. Bârgăului	M. Bârgăului poate reprezenta atât Mijlocenii cât și Mureșenii Bârgăului

Diacriticele și caracterele arhaice și străine

Caracterele ieșite din uz se transcriu în grafia contemporană. Caracterele străine se transcriu așa cum apar în sursă:

transcrierea caracterelor ieșite din uz:			în sursă:
✔ Cotoiu	✘ Cotoiǔ	✘ Cotoi	Cotoiǔ
✔ Filipeșcii	✘ Filipeșciǐ	✘ Filipeșci	Filipeșciǐ
✔ Hunedoara	✘ Hunedóra	✘ Hunedora	Hunedóra
✔ Breaza	✘ Bréd̦a	✘ Breda	Bréd̦a
✔ Hauser	✘ Hauſer	✘ Haufer	Hauſer
transcrierea caracterelor străine:
✔ Schäßburg	✘ Schaessburg	✘ Schasburg	Schäßburg

Caracterele â și î se transcriu așa cum apar în sursă, chiar dacă nu respectă normele vremii sau normele curente:

transcriere:		în sursă:
✔ Fîntînele	✘ Fântânele	Fîntînele

Nu se adaugă diacritice dacă acestea lipsesc din sursă:

transcriere:		în sursă:
✔ Sipot	✘ Șipot	Sipot

Folosirea tabelului model

Această secțiune acoperă recomandări de completare a datelor în tabelul cu modelul de transcriere Genealogica. Pentru folosirea modelului, este necesar un cont Google.

Se recomandă crearea unei copii a acestui tabel din meniul File >> ⎘ Make a Copy.

Pentru facilitarea transcrierilor, se poate folosi configuratorul accesibil din meniu, sub titlul ⚙ Genealogica, la Tipare predefinite de populare, alegând opțiunile potrivite din listele predefinite.

Configuratorul tabelului

La prima accesare, configuratorul vă va cere să autorizați rularea aplicației.

În fereastra de verificare, alegeți opțiunea Avansat, iar apoi Accesează Genealogica index (nesigur).

Completarea informațiilor în tabelul model

Jud.

Pentru Moldova și Țara Românească se completează numele județului, iar pentru Transilvania înainte de 1918, numele comitatului în care este înregistrat actul, respectând:

• denumirea istorică din sursă
• grafia contemporană
• explicitarea abrevierilor
• folosirea limbii române

✔ Județul Tecuci	✘ Jud. Tecuciu
✔ Județul Romanați	✘ Giudetulǔ Romanatiǐ
✔ Ținutul Neamț	✘ NT	✘ Neamțu
✔ Comitatul Sătmar	✘ Szatmár vármegye
✔ Comitatul Târnava-Mare	✘ Komitat Groß-Kokelburg

Localitatea

Numele localității în care este înregistrat actul. Dacă nașerea sau decesul au avut loc în alte localități, acestea pot fi menționate în rubricile aferente: locul nașterii și respectiv locul decesului.

Registrul

Numele registrului în care este înregistrat actul, cuprinzând următoarele informații:

• Cota de arhivă (numărul dosarului / anul sau anii)
• Localitatea sau localitățile la care se referă dosarul
• Conținutul unității arhivistice
• Fondul de arhivă
• Serviciul județean al arhivelor în custodia căruia se află registrul, chiar dacă actele se referă la o localitalte din alt județ

✔ 2/1873-1897 - Matricola parohială pentru confesiunea greco-catolică, botezați, Adalin - Registre parohiale - SJAN Sălaj

✔ 66/1865-1866 - Registru pentru nașteri, căsătorii și morți, Breaza de Sus și Capul Câmpului - Stare Civilă - SJAN Prahova

Evenimentul

Se alege tipul evenimentului din lista predefinită:

• naștere
• căsătorie
• deces
• recenzare
• împroprietărire

Se alocă fiecărei persoane care ia parte la eveniment.

ID

Se alocă numere unice, consecutive, câte unul pentru fiecare act respectând următoarele reguli:

• Toate persoanele menționate într-un act primesc același număr.
• Fiecare persoană menționată în act se trece pe un rând separat. De exemplu, pentru fiecare act de naștere se alocă același număr pentru născut(ți), părinți, moașă și martori.

Acest sistem de numerotare este diferit de numerotația din registre.

№

Numărul actului, numai dacă acesta apare menționat în sursă. Se transcriu ca atare numerele care se repetă în sursă din eroare. Atunci când în sursă actele nu sunt numerotate, nu se alocă numere noi, ci rubrica se lasă liberă.

Data actului

Data la care a fost întocmit actul. Data trebuie completată numai pentru prima persoană (primul rând) dintr-un act. Următoarele se vor completa automat.

Anul actului trebuie completat obligatoriu.

În cazul actelor care includ data evenimentului și data întocmirii actului, aici se completează data întocmirii actului

pentru actele de naștere:
✔ data declarării nașterii	✘ data nașterii
pentru actele de botez:
✔ data botezului	✘ data nașterii
pentru actele de deces:
✔ data declarării	✘ data decesului
pentru actele parohiale de deces:
✔ data înmormântării	✘ data decesului

Rolul

Se alocă un rol pentru fiecare persoană, selectându-l din lista predefinită. Pot exista mai multe persoane cu același rol alocate unui sngur eveniment, de exemplu, mai mulți martori la o cununie. Pot fi menționați mai mulți născuți în cazul gemenilor care apar pe același act. Dacă gemenii apar în acte diferite, aceștia se transcriu la ID-uri separate.

Numele

Numele persoanelor care apar în acte, respectând îndrumările din secțiunea Transcrierea numelor de persoane.

Data nașterii

Se completează data nașterii numai dacă apare în documentul sursă. Se folosesc coloanele aferente pentru:

• ziuă: un număr de la 1 la 31
• lună: un număr de la 1 la 12
• an: un număr de la 1700 la 2023

Atunci când nu se pot transcrie toate cifrele unui număr, câmpul se lasă liber și se adaugă o observație.

Data nașterii poate apărea fie explicit, fie raportată la data întocmirii actului. De exemplu, pentru un act întocmit la 10 decembrie 1880:

transcriere:			în sursă:
✔ 10	12	1880	az'dimineață
✔ 9	12	1880	ieri
✔ 8	12	1880	alaltăeri
✔ 7	12	1880	acum treǐ zile
✔ 6	12	1880	d̦iua de șése luna curentă
✔ 5	11	1880	la cinci 9vrie corent

Locul nașterii

Se completează locul nașterii, care poate fi casa cuiva, un spital, o localitate etc.

transcriere:	în sursă:
✔ casa părinților din Văleni	născut alaltăieri în casa părinților săi din această comună
✔ casa lui Gheorghe Surdu din Câmpulung	născută ieri în casa Dlui Gheorghe Surdu din orașul Câmpulungu
✔ sala de facere a spitalului Carol I din Filipești	născut alaltăieri în sala de facere a spitalului Carol I din Filipeșci

Sexul

Se alege sexul persoanei dacă acesta apare menționat în act sau dacă poate fi dedus cu certitudine. Pentru rolurile inechivoce (mire, mamă etc), sexul se completează automat.

Vârsta

Se completează vârsta în numere întregi. În cazul în care unitățile de timp nu sunt exprimate în numere întregi (e.g. ”jumătate de lună”) se rotunjește la cea mai apropiată unitate întreagă. De asemenea, unitățile exprimate în ore (notat și ceasuri) vor fi rotunjite la 1 zi.

ani	luni	săpt.	zile	în sursă:
1	4			1 an și 4 luni
	2	2		două luni și jumătate
			1	2 ceasuri

Ocupația

Se completează profesia sau ocupația, respectând:

• denumirea istorică din sursă
• grafia contemporană
• explicitarea abrevierilor
• folosirea limbii române și a alfabetului latin

transcriere:		în sursă:
✔ faur	✘ fierar	faur
✔ covaci	✘ covaciǔ	covaciǔ
✔ lucrător de pământ	✘ l. p.	l. p.
✔ vătaf	✘ vtf	vtf
✔ spătar	✘ spat	spat
✔ aurar	✘ Goldschmied	Goldschmied

Nu se completează ocupațiile care apar în unele acte de botez pentru pruncii nou-născuți.

Religia

Se alege religia din lista predefinită, cu denumirea istorică din sursă, dar cu grafia actuală (pravoslavnică, drept-credincioasă, ortodoxă, răsăriteană). Dacă religia nu este explicit menționată, aceasta nu se deduce. În acest caz, rubrica se lasă necompletată.

Statutul

Se înregistrează clasificarea persoanei prezentă în sursă. Aceasta poate fi de diverse tipuri:

• statutul social: mazil, boier de neam etc.
• categoria fiscală: birnic sau scutit
• starea religioasă: împărtășit, neîmpărtășit, poporan, cei duhovnicești, obraz bisericesc etc.
• starea socio-economică: fruntaș, mijlocaș, codaș etc.

Se completează respectând:

• denumirea istorică din sursă
• grafia contemporană
• explicitarea abrevierilor
• folosirea limbii române și a alfabetului latin

transcriere:		în sursă:
✔ mazil	✘ mazâlǔ	mazâlǔ
✔ duhovnic	✘ duhov	duhov
✔ holtei	✘ hol.	hol

№ casă

Se completează numărul casei dacă este menționat explicit în sursă. Nu se deduce din cercetările personale. Rubrica se referă la numărul casei unde are domiciliul o persoană, și nu la locul evenimentului, cum ar fi primăria unde are loc o căsătorie. Pentru actele de naștere, nu se completează numărul casei pentru prunc.

✔ 33b

✘ nr. 33b

Domiciliul

Se completează adresa de domiciliu a persoanei doar dacă apare explicit în sursă. Se recomandă următorul format:

strada

localitatea

unitatea sau unitățile teritoriale

Localitatea și unitățile administrativ-teritoriale sunt necesare numai dacă sunt diferite de cele ale registrului. De exemplu, pentru un act din Ploiești:

№ casă	Domiciliul	în sursă:
✔ 35	✔ șos. Bonaparte	în Ploeșcǐi, Șoséoa Bonaparte № 35
✔ 143	✔ sat Strejnic, com. Târgșoru Vechi	la casa cu numărul 143 din cătunu Strejnicǔ, comuna Targșoru V. Plasa Ploești
✔ 9	✔ bd. Nicolae Filipescu, Filipeștii de Târg, plasa Filipești	Bul. N. Filipescu № 9 din Filipeșcǐi de Târgǔ, Plasa Filipeșcǐi, Jud. PH.
✔ 12b	✔ Văleni, plaiul Teleajănului, jud. Săcuieni	la numărul 12b în Văleni

Pentru actele de naștere, nu se completează domiciliul pentru prunc.

Se recomandă următoarele abrevieri:

str.	strada
bd.	bulevardul
șos.	șoseaua
com.	comuna
jud.	județul

Data decesului

Se completează data decesului numai dacă apare menționată fie în textul original din sursă, fie într-o mențiune efectuată ulterior. Se respectă aceleași îndrumări recomandate pentru data nașterii.

Locul decesului

Se completează locul decesului, care poate fi casa cuiva, un spital, o localitate, un front de luptă etc.

transcriere:	în sursă:
✔ râul Olt	înecată în râul Olt
✔ pe front în Ucraina	decedat în războiu pe frontul din Ucraina
✔ casa unchiului Badea Stroie din cătunul Poiana	la casa unchiului ei Badé Stroie din cătunul Poiana

Cauza decesului

Se completează cauza decesului respectând:

• denumirea istorică din sursă
• grafia contemporană
• explicitarea abrevierilor
• folosirea limbii române și a alfabetului latin

transcriere:			în sursă:
✔ boală	✘ de boală	✘ de bólă	de bólă
✔ lingoare	✘ de lingoare	✘ febră tifoidă	lingóre

Părinți

• Se completează doar pentru persoanele care nu sunt protagoniștii evenimentului. Părinții protagonistului se înregistrează ca persoane separate.

De exemplu:

• în cazul unui act de naștere, mama nou născutului este înregistrată în felul următor : ”Maria Ciobanu născută Dumitru Creangă”; Într-un astfel de caz, secțiunea părinți din rândul asociat mamei se completează ”Dumitru Creangă”, nefiind necesară înscrierea tatălui mamei pe un rând separat.

Starea civilă

Se alege starea civilă din lista predefinită, numai atunci când este menționată explicit în sursă, sau când este evidentă din textul sursei. De exemplu:

• când nașii apar menționați ca "Ion Sava cu Maria soția sa", se poate deduce că erau căsătoriți
• nașterile legitime indică faptul că părnții erau căsătoriți
• nașterile ilegitime nu exclud însă posibilitatea ca mama să fi fost căsătorită

Observații în sursă

Se transcriu mențiuni care apar consemnate explicit în sursă. De exemplu:

• mențiunea fraților sau surorilor gemene
• adopția
• divorțul
• schimbarea numelui
• lipsa de legitimitate a copilului și mențiuni ulterioare referitoare la recunoașterea copilului
• căsătoriile anterioare sau ulterioare
• calitatea martorilor (vecin, bunic, stăpân etc.)
• locul nașterii (sala de facere a spitalului, casa bunicului etc.)
• locul decesului (pe front, în râul Argeș, la spital etc.)

Observații de editare

Se consemnează mențiuni ce pot fi deduse din sursă sau mențiunile editorului legate de transcriere. De exemplu:

• observații privitoare la starea documentului (pagini deteriorate, incomplete)
• calitatea transcrierii (transcrieri incerte)

Contributorul

Numele persoanei care a transcris actul, așa cum dorește să fie creditat.

Erori

Această coloană nu trebuie completată. Aici se afișează automat anumite avertismente, în cazul în care există posibile conflicte:

•      când apar posibil prea mulți sau prea puțini protagoniști asociați cu un act cu un anumit ID
•      când ID-urile nu sunt consecutive