Îndrumar pentru transcrieri

Acest îndrumar este menit să vă asiste în transcrierea documentelor de arhivă și să clarifice îndoielile legate de stil și formatare. Este o colecție de sugestii și exemple de bună practică ce are ca scop un aspect unitar al bazei de date Genealogica.

Generalități

Limba

Transcrierile și observațiile se fac în limba română, folosind alfabetul latin cu diacritice, indiferent de limba și alfabetul care apar în sursă. Se folosesc majuscule numai pentru inițialele substantivelor proprii.

✔ muncitor	✘ Muncitor	✘ MUNCITOR	✘ napszámos	✘ мунчитор
✔ Maria	✘ maria	✘ MARIA

Excepție de la trancrierea în limba română fac numele de persoane care se transcriu în limba în care apar în sursă, dar întotdeauna cu litere latine.

transcriere:		în sursă:
✔ Zsófia	✘ Sofia	Zsófia
✔ Klaus	✘ Claudiu	Klaus
✔ Gheorghie	✘ Георгие	Георгие
✔ Raisa	✘ רייזאַ	רייזאַ

De notat este transcrierea literelor Șș și Țț, care sunt transcrise ca Ss cu virgulă și Tt cu virgulă. Acestea pot fi cu ușurință confundate cu Şş și Ţţ – Ss și Tt cu sedilă.

Rigurozitatea transcrierilor

Conținutul este mai important decât forma – o transcriere riguroasă și unitară, însă formatată altfel decât se recomandă în acest îndrumar este considerabil mai valoroasă decât o transcriere imprecisă, dar respectând riguros sugestiile prezentate aici. Cu toate acestea, este încurajată respectarea acestor îndrumări, pentru a obține un aspect unitar al întregii baze de date, fără ambiguități, ușor de înțeles și parcurs.

Integritatea

Este recomandabil ca registrele să fie transcrise integral. Registrele voluminoase, care necesită un efort semnificativ, se pot transcrie parțial, dar se recomandă ca părțile transcrise să fie ușor de identficat, iar actele să fie transcrise consecutiv (să nu se sară pagini sau rânduri din tabele). Transcrierea pe sărite face dificilă completarea transcrierii registrului de către alți colaboratori.

Condică de botezuuri, 1831–1850	✔ Se transcriu integral anii 1831–1835
Condică de cununii, 1831–1850 pentru trei localități	✔ Se transcriu integral actele pentru una dintre localități
Condică de botezuri, cununii și decese, 1831–1850	✔ Se transcriu integral actele de cununie

Unitatea

Se respectă un stil unitar și se transcriu aceleași informații pentru întregul registru, în măsura în care sunt disponibile.

Registrele de cununii consemnează în general numele mirelui, miresei, părinților mirilor, nașilor, și martorilor	✔ Se transcriu numai numele mirilor pentru toate actele
	✔ Se transcriu numai numele mirilor și ale părinților pentru toate actele
	✔ Se transcriu numele tuturor participanților pentru toate actele
Registrele de stare civilă menționează de regulă numele, vârsta, ocupația, și alte informații.	✔ Se transcriu numai numele pentru toate actele
	✔ Se transcriu numai numele și vârstele pentru toate actele
	✔ Se transcriu toate informațiile pentru toate actele

Lipsa informațiilor

Folosirea latinescului "ditto" pe coloana din mijloc pentru evitarea repetării numelui preotului în fiecare rând

Informațiile substituite în acte de adverbe, pronume sau simboluri pentru evitarea repetiției, se transcriu explicit, folosind informația menționată de regulă anterior în același act.

locul:	✔ Popești	✘ ot tam
ocupația:	✔ muncitor	✘ aceeași
preotul:	✔ Parocul Ioan	✘ ditto
data botezului:	✔ 24 11 1890	✘ ''
cauza decesului:	✔ de boală	✘ idem
numele mamei:	✔ Stana soția lui Gheorghe Surdu	✘ Stana soția sa
religia:	✔ greco-catolică	✘ ugyanígy

Se transcriu numai informațiile prezente în actul transcris. Nu se adaugă informații provenite din alte surse sau deduse, indiferent de gradul de certitudine.

Când informația lipsește, este ștearsă sau nu poate fi interpretată, se lasă câmpul liber și se completează o mențiune în rubrica observații în sursă. Când informația lipsește parțial, lipsa poate fi substituită de un semn de întrebare între paranteze.

✔ Gheorghița (?) Surdu

✘ Gheorghița ? Surdu

✘ Gheorghița ... Surdu

Pentru informațiile ce nu pot fi transcrise cu certitudine, se completează în rubrica aferentă cea mai probabilă variantă și se adaugă un comentariu explicativ în rubrica observații de editare.

		observații:
✔ Zoița	✘ Zoița / Joița	✔ nume incert, posibil Zoița sau Joița
✔ 1830	✘ probabil 1830	✔ anul nașterii incert, posibil 1830, 1836 sau 1839
✔ Posești	✘ Posești sau Podești	✔ domiciliul tatălui incert, posibil Posești sau Podești

Transcrierea în tabelul model

Această secțiune acoperă recomandări de completare a datelor în tabelul cu modelul de transcriere Genealogica. Pentru folosirea modelului, este necesar un cont Google.

Se recomandă crearea unei copii a acestui tabel din meniul File >> ⎘ Make a Copy.

Pentru facilitarea transcrierilor, se poate folosi configuratorul accesibil din meniu, sub titlul ⚙ Genealogica, la Tipare predefinite de populare, alegând opțiunile potrivite din listele predefinite.

Configuratorul tabelului

La prima accesare, configuratorul vă va cere să autorizați rularea aplicației.

În fereastra de verificare, alegeți opțiunea Avansat, iar apoi Accesează Genealogica index (nesigur).

Jud.

Pentru Moldova și Țara Românească se completează numele județului, iar pentru Transilvania înainte de 1918, numele comitatului în care este înregistrat actul, respectând:

• denumirea istorică din sursă
• grafia contemporană
• explicitarea abrevierilor
• folosirea limbii române

✔ Județul Tecuci	✘ Jud. Tecuciu
✔ Județul Romanați	✘ Giudetulǔ Romanatiǐ
✔ Ținutul Neamț	✘ NT	✘ Neamțu
✔ Comitatul Sătmar	✘ Szatmár vármegye
✔ Comitatul Târnava-Mare	✘ Komitat Groß-Kokelburg

Localitatea

Numele localității în care este înregistrat actul. Dacă evenimentul a avut loc în altă localitate, aceasta poate fi menționată la observații. Se respectă:

• denumirea istorică din sursă
• grafia contemporană
• folosirea limbii române
• explicitarea abrevierilor
• cazul nominativ

✔ Mihaifalău	✘ Valea lui Mihai
✔ Găești	✘ Găesciǐ
✔ Breaza	✘ Bréd̦a
✔ Sibiu	✘ Hermannstadt
✔ Constanța	✘ C-tanța
✔ Liliești	✘ satul Lilieștilor

Registrul

Numele registrului în care este înregistrat actul, cuprinzând următoarele informații:

• Cota de arhivă (numărul dosarului / anul sau anii)
• Localitatea sau localitățile la care se referă dosarul
• Conținutul unității arhivistice
• Fondul de arhivă
• Serviciul județean al arhivelor în custodia căruia se află registrul, chiar dacă actele se referă la o localitalte din alt județ

✔ 2/1873-1897 - Matricola parohială pentru confesiunea greco-catolică, botezați, Adalin - Registre parohiale - SJAN Sălaj

✔ 66/1865-1866 - Registru pentru nașteri, căsătorii și morți, Breaza de Sus și Capul Câmpului - Stare Civilă - SJAN Prahova

Evenimentul

Se alege tipul evenimentului din lista predefinită:

• naștere
• căsătorie
• deces
• recenzare
• împroprietărire

Se alocă fiecărei persoane care ia parte la eveniment.

ID

Se alocă numere unice, consecutive, câte unul pentru fiecare act respectând următoarele reguli:

• Toate persoanele menționate într-un act primesc același număr.
• Fiecare persoană menționată în act se trece pe un rând separat. De exemplu, pentru fiecare act de naștere se alocă același număr pentru născut(ți), părinți, moașă și martori.

Acest sistem de numerotare este diferit de numerotația din registre.

№

Numărul actului, numai dacă acesta apare menționat în sursă. Se transcriu ca atare numerele care se repetă în sursă din eroare. Atunci când în sursă actele nu sunt numerotate, nu se alocă numere noi, ci rubrica se lasă liberă.

Data actului

Data la care a fost întocmit actul. Data trebuie completată numai pentru prima persoană (primul rând) dintr-un act. Următoarele se vor completa automat.

Anul actului trebuie completat obligatoriu.

În cazul actelor care includ data evenimentului și data întocmirii actului, aici se completează data întocmirii actului

pentru actele de naștere:
✔ data declarării nașterii	✘ data nașterii
pentru actele de botez:
✔ data botezului	✘ data nașterii
pentru actele de deces:
✔ data declarării	✘ data decesului
pentru actele parohiale de deces:
✔ data înmormântării	✘ data decesului

Rolul

Se alocă un rol pentru fiecare persoană, selectându-l din lista predefinită. Pot exista mai multe persoane cu același rol alocate unui sngur eveniment, de exemplu, mai mulți martori la o cununie. Pot fi menționați mai mulți născuți în cazul gemenilor care apar pe același act. Dacă gemenii apar în acte diferite, aceștia se transcriu la ID-uri separate.

Numele

Numele persoanelor care apar în acte.

În cazul actelor de naștere, numele tatălui se alipește numelui de botez dat pruncului:

transcriere:	în sursă:
✔ Gheorghe Dumitru Surdu	✘ Gheorghe, fiu al Dlui Dumitru Surdu

Numele se transcriu în forma:

✔ Nume de botez | Numele tatălui | Numele bunicului | Numele de familie

Această ordine se respectă chiar dacă în sursă numele este formatat diferit. Uneori numele compuse apar de asemenea inversate în surse, ceea ce trebuie evitat în transcrieri:

transcriere:	în sursă:
✔ Gheorghe Dumitru Surdu	✘ Surdu Dumitru Gheorghe
✔ Voica Bou-Negru	✘ Negru-Bou Voica

Numele se transcriu în cazul nominativ, chiar dacă ele apar în alt caz în sursă:

transcriere:		în sursă:
✔ Dobra Surdu	✘ Dobrii Surdu	fiica Dobrii Surdu
✔ Dumitrescu	✘ Dumitrescului	fiica Dumitrescului
✔ Dumitreasca	✘ Dumitreascăi	fiul Dumitreascăi
✔ Matei al Dobrei	✘ Mateiului al Dobrei	casa Mateiului al Dobrei
✔ Dobra Florichi	✘ Dobri Florichi	soțul Dobri Florichi

Se transcriu inițialele, poreclele, supranumele și particulele:

✔ Gheorghe Dumitru N. Surdu

✔ Gheorghe sin Dumitru Surdu

✔ Gheorghe lui Dumitru Surdu

✔ Gheorghe l. Dumitru Surdu

✔ Gheorghe ot Surdești

✔ Gheorghe zis și Surdulea

✔ Gheorghe zăt lui Surdǔ

Abrevierile nu se înlocuiesc cu numele întregi. Abreverile sunt urmate de semnul punct (.). Abrevierile se transcriu folosind cratima pentru a înlocui literele suprimate:

✔ Gg.	✘ Gg	✘ Gheorghe
✔ D-tru.	✘ Dtru	✘ Dtru
✔ C-tanța.	✘ C’tanța	✘ Ctanța.

Variațiile fonetice și consoanele duble se transcriu așa cum apar în sursă:

✔ Gheorghie	✔ Ghiorghie	✔ Georgie
✔ Popescu	✔ Poppescu	✔ Popesco

Numele se transcriu în limba în care apar în act:

✔ Gheorghe

✔ György

✔ Georg

Când acelși nume apare în sursă cu grafii diferite, se pot include toate variantele separate de "/"

✔ Popescu / Poppescu

✘ Popescu sau Poppescu

Numele trunchiate parțial de deteriorări ale actelor dar care pot fi deduse cu certitudine din restul actului, se pot completa între paranteze. De exemplu:

✔ Aciobă(niței)	✘ Aciobă
✔ Ior(dăche)scu	✘ Iordăchescu
✔ (Vi)zirénu	✘ (?)zirénu

Caracterele ieșite din uz sau cele străine se transcriu așa cum apar în sursă:

caractere ieșite din uz:
✔ Mateiǔ	❓Mateiu	✘ Matei
✔ Andreǐ	❓Andrei	✘ Andre
✔ Ióna	❓Ioana	✘ Iona
✔ Ungurénu	❓Ungureanu	✘ Ungurenu
✔ Lad̦ăr	❓Lazăr	✘ Ladăr
✔ Păsĕrilă	❓Păsărilă	✘ Păserilă
✔ Fôntânaru	❓Fântânaru	✘ Fontânaru
✔ Potûrniche	❓Potârniche	✘ Poturniche
✔ Frênghie	❓Frânghie	✘ Frenghie
caractere străine:
✔ Włodzisława		✘ Wlodzislawa
✔ Jörg Strauß	❓Joerg Strauss	✘ Jorg Straus
✔ Pintyőke Balázs		✘ Pintyoke Balazs

Caracterele â și î se transcriu așa cum apar în sursă, chiar dacă nu respectă normele vremii sau normele curente:

transcriere:		în sursă:
✔ Frîncu	✘ Frâncu	Frîncu

Nu se adaugă diacritice dacă acestea lipsesc din sursă:

transcriere:		în sursă:
✔ Francu	✘ Frâncu	Francu

Data nașterii

Se completează data nașterii numai dacă apare în documentul sursă. Se folosesc coloanele aferente pentru:

• ziuă: un număr de la 1 la 31
• lună: un număr de la 1 la 12
• an: un număr de la 1700 la 2023

Atunci când nu se pot transcrie toate cifrele unui număr, câmpul se lasă liber și se adaugă o observație.

Data nașterii poate apărea fie explicit, fie raportată la data întocmirii actului. De exemplu, pentru un act întocmit la 10 decembrie 1880:

transcriere:			în sursă:
✔ 10	12	1880	az'dimineață
✔ 9	12	1880	ieri
✔ 8	12	1880	alaltăeri
✔ 7	12	1880	acum treǐ zile
✔ 6	12	1880	d̦iua de șése luna curentă
✔ 5	11	1880	la cinci 9vrie corent

Sexul

Se alege sexul persoanei dacă acesta apare menționat în act sau dacă poate fi dedus cu certitudine. Pentru rolurile inechivoce (mire, mamă etc), sexul se completează automat.

Vârsta

Se completează vârsta în numere întregi, într-o singură unitate:

ani	luni	săpt.	zile	în sursă:
	16			1 an și 4 luni
		6		o lună și jumătate

Ocupație

Se completează profesia sau ocupația, respectând:

• denumirea istorică din sursă
• grafia contemporană
• explicitarea abrevierilor
• folosirea limbii române și a alfabetului latin

✔ faur	✘ fierar
✔ covaci	✘ covaciǔ
✔ lucrător de pământ	✘ l. p.
✔ aurar	✘ Goldschmied

Nu se completează ocupațiile care apar în unele acte de botez pentru pruncii nou-născuți.

Religia

Se alege religia din lista predefinită, cu denumirea istorică din sursă, dar cu grafia actuală (pravoslavnică, drept-credincioasă, ortodoxă, răsăriteană). Dacă religia nu este explicit menționată, aceasta nu se deduce. În acest caz, rubrica se lasă necompletată.

Statutul

Se înregistrează clasificarea persoanei prezentă în sursă. Aceasta poate fi de diverse tipuri:

• statutul social: mazil, boier de neam etc.
• categoria fiscală: birnic sau scutit
• starea religioasă: împărtășit, neîmpărtășit, poporan, cei duhovnicești, obraz bisericesc etc.
• starea socio-economică: fruntaș, mijlocaș, codaș etc.

Se completează respectând:

• denumirea istorică din sursă
• grafia contemporană
• explicitarea abrevierilor
• folosirea limbii române și a alfabetului latin

✔ mazil

✘ mazâlǔ

№ casă

Se completează adresa dacă este menționată explicit în sursă. Nu se deduce din cercetările personale. Pentru născuți și morți se completează adresa locului nașterii și respectiv al morții, dacă apare în sursă. Se recomandă următorul format:

Locul (…), strada (…), numărul (…)

Domiciliul

Se completează localitatea de domiciliu a persoanei doar dacă apare explicit în sursă, cum este în cazul actelor de naștere, deces, căsătorie. Pentru născuți și morți se completează locul nașterii și respectiv al morții, dacă apare în sursă. Se recomandă următorul format:

Satul (…), comuna sau orașul (…), unitatea administrativ-teritorială dacă este alta decât cea a registrului (…)

№ casă	Domiciliul	în sursă:
✔ casa părinților	✔ satul Boldești, comuna Scăieni	casa părințiloru din satul Boldeșcǐi din această comună
✔ Strada Aristide Briand, numărul 19	✔ Ploiești, Județul Prahova	din Ploeșcǐi, în strada Aristide Briand № 19
✔ sala de facere a spitalului Regele Carol I, Bulevardul Nicolae Filipescu, numărul 9	✔ Filipești de Târg, Plasa Filipești, Județul Prahova	sala de facere a spitalului Regele Carol I din Filipeșcǐi, Bul. N. Filipescu № 9
✔ Șoseaua Bonaparte, numărul 35	✔ București	Bucureșcǐi Șoséoa Bonaparte № 35
✔ casa numărul 143	✔ comuna Scăieni	№ cassei 143 din această comună

Data decesului

Se completează data decesului numai dacă apare menționată fie în textul original din sursă, fie într-o mențiune efectuată ulterior. Se respectă aceleași îndrumări recomandate pentru data nașterii.

Cauza decesului

Se completează cauza decesului respectând:

• denumirea istorică din sursă
• grafia contemporană
• explicitarea abrevierilor
• folosirea limbii române și a alfabetului latin

✔ de boală	✘ de bólă
✔ lingoare	✘ febră tifoidă

Părinți

• Se completează doar pentru persoanele care nu sunt protagoniștii evenimentului. Părinții protagonistului se înregistrează ca persoane separate.

De exemplu:

• în cazul unui act de naștere, mama nou născutului este înregistrată în felul următor : ”Maria Ciobanu născută Dumitru Creangă”; Într-un astfel de caz, secțiunea părinți din rândul asociat mamei se completează ”Dumitru Creangă”, nefiind necesară înscrierea tatălui mamei pe un rând separat.

Starea civilă

• Se alege starea civilă din lista predefinită

• Se completează numai când apare menționată în sursă

Observații în sursă

Mențiuni care apar consemnate în sursă. De exemplu:

• frați sau surori gemene
• adopții
• divorțuri
• schimbări de nume
• lipsa de legitimitate a copilului; mențiuni ulterioare de recunoaștere a copilului, etc.
• căsătorii anterioare
• calitatea martorilor (vecin, bunic, stăpân)

Observații în sursă

Mențini ce pot fi deduse din sursă sau mențiunile editorului legate de transcriere. De exemplu:

• observații privitoare la starea documentului (pagini deteriorate, incomplete)
• calitatea transcrierii (transcrieri incerte)

Contributorul

Numele persoanei care a transcris actul.

Erori

Această coloană afișează automat anumite avertismente, în cazul în care există posibile conflicte:

•      când apar posibil prea mulți sau prea puțini protagoniști asociați cu un act cu un anumit ID
•      când ID-urile nu sunt consecutive