Cercetarea la Arhivele Naționale

Arhivele Naționale ale României (ANR) sunt instituția publică responsabilă cu administrarea, supravegherea și protecția Fondului Arhivistic Național al României. Funcționează ca direcție în subordinea Ministerului Afacerilor Interne și sunt reglementate prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.

Fondul Arhivistic Național cuprinde documente, hărți și fotografii create de-a lungul timpului de instituțiile statului, de organizațiile publice sau private cu caracter economic, social, cultural sau religios, manuscrise din patrimoniul cultural și înscrisuri vechi create de persoane fizice. Aceste documente constituie izvoare istorice cărora statul le asigură protecție specială.

Misiunea principală a Arhivelor Naționale este triplă:

• asigurarea evidenței și conservarea documentelor de importanță istorică
• facilitarea accesului public la aceste documente prin sălile de studiu și prin digitizare, atât pentru cetățenii români, cât și pentru cetățenii străini
• acordarea de asistență de specialitate tuturor creatorilor și deținătorilor de documente.

Din perspectivă genealogică, Arhivele Naționale sunt depozitarul principal al registrelor de stare civilă, al registrelor parohiale (mitrice), al catagrafiilor și recensămintelor, al documentelor judiciare, cadastrale și notariale, adică a celei mai semnificative părți a surselor primare necesare reconstituirii istoriei unei familii.

Structura instituțională

Arhivele Naționale sunt organizate pe două niveluri:

La nivel central, Serviciul Arhive Naționale Istorice Centrale (SANIC), cu sediul în București, administrează fondurile create de instituțiile centrale ale statului: ministere, autorități naționale, și organizații cu activitate la nivel național.

La nivel local, Arhivele Naționale își exercită atribuțiile prin serviciile județene ale Arhivelor Naționale, câte unul în fiecare județ al României, plus Serviciul Municipiului București, care administrează fondurile create de instituțiile locale: primării, prefecturi, tribunale, parohii, notariate, școli, bănci și altele.

Cercetarea la arhive

Identificarea unui document de interes în arhive urmează un traseu în câțiva pași, care poate fi parcurs fizic sau, parțial, online.

Pașii de urmat în cercetarea documentelor din custodia Arhivelor Naționale

Pasul 1. Identificarea filialei relevante

Documentele sunt păstrate la serviciul central sau județean corespunzător unității administrative în care a activat instituția creatoare a documentului. România a suferit mai multe reorganizări administrative repetate de-a lungul istoriei, fie că vorbim de modificarea granițelor dintre unitățile administrative, de înființarea și desființarea unor județe, sau de schimbarea ierarhiilor administrative. Aceste schimbări fac ca o instituție sau localitate să fi aparținut succesiv de mai multe județe de-a lungul timpului. Așadar, este important să verificăm filiale aferente tuturor județelor din parcursul istoric al instituției, localității, sau moșiei de interes, nu doar celui actual.

O parte semnificativă din colecțiile de documente istorice aflate în inventarul Arhivelor Naționale provine de la persoane fizice: profesori de istorie, cercetători, foști primari sau prefecți, ori descendenți ai familiilor de boieri, care au adunat de-a lungul timpului documente legate de un subiect sau o zonă. Aceste colecții sunt arhivate la serviciul județean unde au fost depuse, chiar dacă ele pot viza localități sau evenimente dintr-un alt județ ori dintr-un spațiu geografic mai larg. Merită, așadar, să ne familiarizăm cu istoricii și cercetătorii care s-au ocupat de subiectul nostru și să identificăm filialele la care s-au făcut depuneri ale acestor persoane, filiale care nu coincid neapărat cu cele ale județelor vizate de cercetare.

Pasul 2. Identificarea fondului sau colecției

Fiecare serviciu județean pune la dispoziție o Listă a fondurilor și colecțiilor date în cercetare. Acesta este un document care enumeră toate grupările de documente din administrarea sa. Această listă poate fi consultată fizic la sala de studiu sau descărcată de pe pagina web a arhivei.

Este important să înțelegem distincția dintre fond și colecție:

• Un fond arhivistic este totalitatea documentelor create sau primite de o singură instituție, organizație, societate, sau persoană în exercitarea activității sale, de exemplu, Fondul primăriei comunei Costești, Fondul Tribunalului județului Saac, Fondul Parohia Ortodoxe Slobozia.
• O colecție arhivistică este o grupare artificială de documente adunate după un criteriu tematic, nu după proveniența lor instituțională, de exemplu, Colecțiile de registre de stare civilă, care provin de la mai multe primării sau oficii de stare civilă.

Pasul 3. Identificarea dosarului în inventar

Odată identificate fondurile sau colecțiile de interes, pasul următor este consultarea inventarelor acestora. Inventarele sunt instrumente de evidență care descriu conținutul fiecărei unități arhivistice dintr-un fond sau o dintr-o colecție. Inventarul atribuie fiecărei unități arhivistice o cotă arhivistică, adică un număr de referință care este necesar pentru a comanda la sala de studiu unitatea respectivă.

Pasul 4. Accesarea documentelor

Unitățile arhivistice, adică dosarele sau registrele, pot fi consultate în patru moduri:

• În diverse colecții editate de documente sau monografii publicate pe hârtie sau digital
• Pe portalul online al Arhivelor Naționale, dacă au fost digitizate și publicate
• Fizic, la sala de studiu, prin completarea unui buletin de comandă și prezentarea la arhivă
• Prin corespondență, prin trimiterea unei cereri scrise la serviciul județean competent

Pasul 5. Consultarea documentelor

În cazul consultării fizice într-una dintre filialele Arhivelor Naționale, documentele se examinează exclusiv la masa de lucru din sala de studiu, sub supravegherea personalului arhivei. Documentele nu se pot împrumuta, dar acestea pot fi fotografiate.

Este adesea mai eficient să fotografiem integral registrele sau dosarele și să le studiem ulterior pe îndelete, decât să încercâm să le parcurgem sau transcriem la fața locului. Parcurgerea rând cu rând a unui registru, care adesea poate avea sute de pagini, este nerezonabilă în condițiile unui program limitat al sălii de studiu. Însă fotografierea sistematică, pagină cu pagină, în ordine, cu o calitate suficientă pentru a citi textul ulterior, permite valorificarea integrală a timpului petrecut la arhivă și oferă posibilitatea de a reveni oricând asupra documentului, fără o nouă deplasare.